Proses komunikasi dan koordinasi dalam sebuah perusahaan, kantor maupun dinas dapat dilakukan dengan dua metode, yaitu secara lisan dan tertulis. Secara lisan dapat dilakukan dengan menyampaikan usulan, pendapat, ide secara langsung kepada rekan kerja, bawahan juga kepada atasan dengan tatap muka atau dengan menggunakan media komunikasi seperti telepon, whats app, zoom meeting atau media sejenisnya. Sedangkan secara tertulis dapat berupa memo, surat edaran, surat perintah, undangan, nota dinas, surat keputusan, telaahan staf, policy paper, makalah, dan jenis-jenis surat lainya berdasarkan tujuan dan fungsinya.
Dalam kegiatan surat menyurat di pemerintah maupun perusahaaan swasta tidak jarang kita menemui atau menggunakan nota dinas sebagai sarana untuk menyampaikan informasi, usulan atau pendapat kepada atasan. Di dinas misalnya seorang kepala bagian bermaksud untuk mengusulkan sebuah program kerja tertentu dimana untuk pelaksanaanya membutuhkan legalitas berupa surat keputusan sekretaris daerah, kepala dinas, atau kepala daerah. Maka kepala bagian tersebut membuat konsep surat keputusan terlebih dahulu berdasarkan analisis dan kajian yang telah dibuatnya sesuai dengan program yang akan dilaksanakan.
Setelah konsep tersebut selesai maka proses selanjutnya dapat dilakukan eksaminasi kepada bagian hukum atau yang membidangi produk hukum daerah untuk surat-surat dinas yang membutuhkan eksaminasi atau kajian lanjutan, sedangkan untuk surat-surat dinas yang tidak memerlukan proses eksaminasi oleh bagian hukum maka dapat langsung disampaikan kepada pejabat yang dituju. Misalkan untuk surat pernyataan kepala daerah tentang kesediaan menjadi pengelola katalog elektronik lokal dapat disampaikan langsung kepada kepala daerah. Setelah terlebih dahulu mendapatkan paraf koordinasi dari pejabat yang terlibat didalamnya.
Untuk surat pernyataan dimaksud perlu disampaikan bersamaan dengan nota pengajuan konsep naskah dinas, yang bertujuan untuk menjelaskan tentang perihal pembuatan surat pernyataan tersebut. Dengan menguraikanya secara ringkas maka nota tersebut maka pejabat yang akan dituju dalam hal ini misalkan kepala daerah dapat dengan mudah memahami isi surat pernyataan yang diusulkan tersebut.
Adapun hal-hal yang perlu diuraikan pada sebuah nota pengajuan konsep naskah dinas tersebut antara lain sebagai berikut :
1. Tempat dan Tanggal Pengajuan Konsep Naskah Dinas
Menyebutkan tempat dan tanggal pembuatan pengajuan konsep naskah dinas yang kita bua.
2. Alamat (Pejabat yang akan dituju)
Menyebutkan dengan jelas kepada siapa nota pengajuan naskah dinas tersebut akan disampaikan.
3. Pejabat yang mengajukan.
Memuat nama jabatan yang menyampaikan pengajuan konsep naskah dinas.
4. Nomor Nota
Nomor sesuai dengan penomoran yang berlaku pada bagian, unit kerja, bidang atau dinas yang berlaku.
5. Sifat Nota
Menjelaskan tentang sifat surat atau naskah dinas yang akan disampaikan.
6. Tentang
Menyebutkan secara ringkas, jelas dan padat tentang judul surat atau naskah dinas yang akan disampaikan.
7. Catatan
Memuat tentang dasr huku, latar belakang, pokok persoalan yang berkaitan langsung dengan alasan pengajuan konsep naskah dinas tersebut.
8. Lampiran
Menyebutkan jumlah lampiran yang merupakan naskah dinas yang akan diusulkan.
9. Kesimpulan
Memuat tentang tindak lanjut ataupun arahan yang diharapkan dari pejabat yang akan dituju.
10. Pejabat yang mengusulkan
Menyebutkan nama lengkap pejabat, nama jabatan pengusul, pangkat, NIP dan tanda tangan.
Untuk lebih jelasnya mengenai nota pengajuan konsep naskah dinas dapat anda lihat berikut ini.
Contoh Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas Tentang Kesediaan Kepala Daerah untuk Menjadi Pengelola Katalog Elektronik Lokal di Lingkungan Pemerintah Kabupaten.
Contoh Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas Permohonan untuk Menjadi Pengelola Katalog Elektronik Lokal Pemerintah Kabupaten
Contoh Pengajuan Konsep Naskah Dinas Tentang Pembentukan Tim Pembahasan Rancangan Peraturan Bupati Tentang Kode Etik Penyelenggaraan Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa Pada Bagian Pengadaan Barang/Jasa Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten
0 Komentar